fot. Niebałaganka

O zarządzanie czasem jestem ostatnio pytana bardzo często. Równie często pojawiają się pytania o to, jak organizuję nasze życie, aby możliwe było działanie na wielu polach bez zaniedbywania najważniejszych spraw. Są przecież nasze maluchy, które potrzebują uwagi, czasu i obecności (czyli prawdziwego bycia z nimi, bez rozpraszaczy, telefonu i innych dystraktorów). Jesteśmy też my – realizujemy te wszystkie cele, ale tak naprawdę potrzebujemy spokojnego, radosnego życia z wystarczającą ilością czasu na bycie ze sobą, a nie obok siebie. Postanowiłam przysiąść do tego tematu i przygotowałam kilka moich ulubionych trików, dzięki którym zyskuję mnóstwo czasu na zajmowanie się tym, co dla mnie najważniejsze. I tym, co sprawia, że pojawiają się zmiany, na które czekam.

 

Dobre triki zarządzania czasem i zadaniami są zawsze w cenie. Dziś proponuję kilka, dzięki którym odzyskasz stracony czas i nadrobisz wiele zaległości. Spróbuj wykorzystać jak najwięcej z nich, a zwiększysz prawdopodobieństwo, że kolejny tydzień będzie o wiele bardziej efektywny, a Ty osiągniesz tyle, ile zamierzałeś.

Zmień swoje poranki

Zastanów się, ile czasu poświęciłeś dzisiaj rano na przygotowanie się do pracy. Jak długo trwało śniadanie, ile czasu zajęło Ci wypicie kawy, przeczytanie maili, skontrolowanie facebooka czy przeczytanie wiadomości? Jeśli pracujesz – o której rozpoczynasz prawdziwą pracę? Ile czasu poświęcasz na krótką rozmowę ze współpracownikami?

Wszystkie te króciutkie zajęcia sprawiają, że Twoja efektywność spada. Rano jesteś gotowy na kolejny dzień – Twój umysł jest wypoczęty, a przed Tobą kilkanaście godzin, które mogą być produktywne. Gdy od rana rozpraszasz się mnóstwem niepotrzebnych lub przedłużających się działań, możesz właściwie zapomnieć o wytężonej pracy.

Rada: Zastanów się, co zwykle robisz rano. Jesz śniadanie, przeglądasz ulubione strony internetowe, czytasz gazetę czy rozmawiasz ze swoimi współpracownikami? Postaraj się ograniczyć czas, jaki poświęcasz na poranne czynności.

💡 Jak to u mnie wygląda? Bez względu na to, czy zajmuję się dzieckiem czy już pracuję na pełny etat, staram się zadbać o to, aby poranki były maksymalnie efektywnym czasem w ciągu dnia. Wiele razy przekonałam się, że mnóstwo zależy od tego, jak rozpoczynam dzień. Jeśli to taki rozpływający się czas, rozpływam się wraz z nim aż do końca dnia. Staram się dbać o to, aby poranki miały określoną strukturę:

  • rozpoczynam dzień, każdy dzień, o tej samej godzinie – zmiana nawyków była dla mnie dość wymagająca i czasem zdarza mi się wrócić do tego, co było kiedyś (czyli do siedzenia po nocach i niedosypiania). Pobudka o 6:30-7:00 to dla mnie idealna chwila.
  • działam według ustalonego rytuału poranka – to bardzo pomaga mi w ogarnięciu porannej rzeczywistości. Świetnie to działa na dzieci – nawet najmłodsze dzieci lepiej funkcjonują, gdy działają rytuały. Poranki, które przebiegają w określonym porządku są dla nas spokojnym, przyjemnym i bezproblemowym początkiem dnia. Brak rytuałów – chaos, płacz, niezadowolenie i spóźnienia.
  • rano staram się realizować działania, które są najważniejsze – a jeśli nie rano to w pierwszej kolejności. Aktualnie moja praca jest uzależniona od drzemek Oleny, ale schemat pozostał ten sam. Na pierwszy ogień idą rzeczy, które mają coś dobrego mi przynieść – finansowo, zawodowo, w związku z celami.

Ustal porządek dnia

Umów się ze sobą, że każdego dnia gdzieś wychodzisz o konkretnej godzinie. Bez względu na to, czy pracujesz w domu czy każdego dnia zjawiasz się w biurze, masz od czasu do czasu tendencję do przesuwania zadań na później. Przed południem i do godziny 14:00 robisz… niewiele, ale kiedy zbliża się godzina wyjścia z pracy, przeżywasz stres i próbujesz cokolwiek wykonać. Dlatego często zostajesz dłużej w biurze. Jeszcze gorzej jest jeśli pracujesz w domu. Ile już razy było tak, że zamiast spędzać miły wieczór, realizowałeś zadania z całego dnia? Praca po godzinach jest satysfakcjonująca tylko wtedy, gdy robimy w tym czasie coś więcej, a nie gdy próbujemy zrealizować niezbędne minimum.

Rada: Nie proponuję Ci oczywiście towarzyskich spotkań czy randek każdego dnia. Warto jednak, abyś każdego dnia wiedział dokładnie, o której musisz skończyć pracę. Jeśli pracujesz w biurze, ustal, że wyjdziesz dokładnie o 17. Jeśli masz biuro w domu, zapisz się na fitness na konkretną godzinę w ciągu dnia lub na angielski. Wymyśl cokolwiek, co będzie przyjemne ani nie będzie możliwości tego przełożyć. Do tego czasu musisz zrobić wszystko, co masz w planach, bo w żadnym wypadku nie będziesz mógł zostać w pracy dłużej.

💡 Jak to u nas działa? Porządek dnia oczywiście wyznacza mi godzina odebrania dzieci z przedszkola. Zauważyłam, jak wiele to zmienia. Staram się jednak, aby zawsze, bez względu na okoliczności wyjść po dzieci o jednej godzinie, a nie przesuwać tego ze względu na niezrealizowane działanie. Zauważyłam, że właśnie taka sztywna rama sprawia, że jestem bardziej efektywna, nie szukam na siłę rozpraszaczy, nie sprawdzam instagrama co chwilę, a nawet wyciszam telefon po to, aby bezproblemowo zakończyć swoje działania. Podobnie wygląda to w przypadku zadań, które nie dotyczą pracy. Określenie porządku dnia sprawia, że przestajemy się bujać z zadaniami. Działamy!

Nie rób jednej rzeczy tysiąc razy

Wiele osób ma w swoim domu mnóstwo dokumentów, czasopism, ulotek, notatek i zapisków, które zajmują mnóstwo miejsca. Nie myślę jednak o miejscu na biurku, ale miejscu w naszym umyśle. Wyobraź sobie, że wszystkie te rzeczy do przejrzenia tworzą wokół Twojej głowy chmurę. Im ich jest więcej, tym większy i gęstszy jest ten obłok. Nie widzisz nic przed sobą, nie możesz podejmować decyzji, trudno Ci spojrzeć na otoczenie z innej perspektywy (Twój obłok zasłania Ci wszystko). Niezakończone sprawy zaśmiecają nasz umysł.

Rada: aby pozbyć się swojej chmury, która nie pozwala Twojemu umysłowi na wytężoną pracę, podejmij odważną decyzję: nie rób jednej rzeczy wiele razy. Jeśli przeglądasz ulotkę ze szkoły językowej, nie zostawiaj jej do przejrzenia (przecież właśnie to robisz!), ale zastanów się, co z nią zrobić dalej. Masz trzy możliwości:

  1. Skorzystasz z oferty
  2. Przekażesz ulotkę komuś innemu, kto może być zainteresowan
  3. Wyrzucisz ją, bo przecież nie jest Ci do niczego potrzebna
  4. Zarchiwizujesz ją, czyli umieścisz w miejscu, do którego pasuje (np. do segretatora “Języki obce”)

To schemat postępowania ze wszystkim, co przeglądasz każdego dnia. Podejmij od razu decyzję, co zrobisz z przedmiotami, które otrzymujesz:

➡ pracujesz nad nimi od razu (zapisujesz się na kurs, piszesz maila, dzwonisz)
➡ przekazujesz go komuś innemu (kto będzie nad tym pracował lub tego potrzebuje)
➡ wyrzucasz to (nie jest przydatne)
➡ archiwizujesz, czyli umieszczasz we właściwym miejscu

💡 Jak to u mnie wygląda? W ciągu ostatnich kilku lat uczyłam się błyskawicznego podejmowania decyzji. Przestałam lubić grzebanie się w jednym temacie czy rozważanie miliona opcji. Dotyczy to zarówno błahych spraw, jak wspomniane ulotki, jak i rzeczy o wiele bardziej poważnych, jak decyzje związane z urządzaniem naszego nowego domu. W tym momencie ulepszam system przechowywania dokumentów i materiałów, nad którymi pracuję tak, aby ograniczyć do minimum nieporządek oraz upewnić się, że gromadzę jedynie potrzebne rzeczy. Bardzo duża oszczędność czasu!

Określ żelazne daty w najbliższym miesiącu

Masz wiele planów, prawda? Chcesz osiągnąć kilka rzeczy jeszcze w tym roku, ale… już maj za pasem? Nie możesz uwierzyć, że czas tak błyskawicznie płynie, a ty tracisz całe tygodnie, nie zbliżając się do żadnego celu. Co więcej – tracisz mnóstwo czasu na niepotrzebne rzeczy. Dlaczego to wszystko się dzieje? Odpowiedź jest prosta – nie masz ustalonych żelaznych dat.

Rada: Jeśli chcesz efektywnie wykorzystywać swój czas ustal kilka żelaznych dat w najbliższym miesiącu (jeśli możesz, ustal je nawet na pół roku!). Polecam zastosowanie dużego ściennego kalendarza i innych przydatnych przedmiotów, które usprawnią Twoje działania. Zastanów się, co powinieneś zrealizować w ciągu najbliższych 4 tygodni – zadbaj o to, aby te cele były czymś, co ulepszy Twoje życie lub wprowadzi upragnione zmiany.

💡 Jak to u mnie wygląda? Ustalanie żelaznych dat to dla mnie krok podstawowy zarówno podczas planowania roku, jak i podczas planowania miesiąca czy tygodnia. Podczas takiej planującej sesji (które uwielbiam!) dużo czasu spędzam z kalendarzem. Określam przede wszystkim czas urlopów, świąt, przerw. Dodaję ważne daty związane ze świętowaniem istotnych dla mnie chwil. Kolejnym krokiem jest sprawdzanie tego, ile czasu tak realnie mi zostało między wszystkim, co zaznaczyłam wcześniej. W tych miejscach dopisuję cele, które chcę w określonym czasie zrealizować.

Broń się

Uwielbiam media społecznościowe, o tak. Mogłabym mnóstwo czasu spędzić na instagramie, podziwiając innych ludzi, ale też udostępniając własne treści. Miałam wiele takich momentów, gdy przeglądałam kolejne zdjęcia, profile, wątki bez końca i traciłam cenne wieczorne chwile. Wtedy przecież można poczytać coś, spędzić kreatywnie czas, coś obejrzeć, prawda? Właśnie dlatego jestem za ograniczaniem czasu przy telefonie.

Skorzystaj z tych wspaniałych możliwości, jakie dają media społecznościowe. Jestem tego wielką orędowniczką. Dla mnie blog, facebook i instagram są i były miejscami, dzięki którym wiele się nauczyłam, poznałam fascynujących ludzi i znalazłam mnóstwo inspiracji do prowadzenia ciekawego życia. Do dziś czerpię z nich i cieszę się, gdy trafię na kolejną ciekawą treść. Pamiętajmy jednak o tym, że inspiracja ma wielki sens wtedy, gdy przekłada się na działanie. Im więcej czasu spędzasz przeglądając media społecznościowe, tym mniej masz go na inne działania. Jeśli zatem brakuje Ci czasu na pracę, realizowanie wymarzonych projektów czy na ciekawe spędzanie czasu z bliskimi, odłóż telefon. Nie siedź przy nim aż tak długo. Jeśli jesteś twórcą – nie spamuj swoimi treściami, nie rób relacji z dnia godzina po godzinie – to wielki pożeracz czasu!

Rada: wyznacz momenty w ciągu dnia, kiedy nie korzystasz z telefonu lub komputera, nie zerkasz, nie sprawdzasz powiadomień. Zadbaj o to, aby Twoi bliscy widzieli Ciebie, a nie Twoją dłoń z telefonem, który rejestruje każdą minutę życia. Szukaj okazji do tego, aby patrzeć na świat bez obiektywu telefonu. Wyłącz powiadomienia, a może nawet dźwięki?

💡 Jak to u mnie wygląda? Wiem, że rezygnacja z ciągłego sprawdzania ciekawych rzeczy w telefonie jest bardzo trudna. To uzależniające i bardzo przyjemne. Mam wrażenie też, że udostępnianie wszystkiego co się da i informowanie o tym świata stało się czymś, co nadaje sens tym czynnościom. “Oduczanie się” internetu przeprowadzałam u siebie parę lat temu, gdy moja Hana miała kilka miesięcy. Wtedy zwróciłam uwagę na to, że przestaję być tu i teraz i jestem bardziej tu i teraz z telefonem. Teraz dbam o to, aby minimalnie korzystać z telefonu, gdy moje dzieci są przy mnie. Nie wyciągam go zwykle podczas spotkań i rozmów. Wyłączyłam wszelkie powiadomienia i pilnuje się bardzo, aby nie mieć z tyłu głowy myśli o tym, że koniecznie muszę pokazać daną rzecz na insta. Staram się, aby media społecznościowe służyły mi, a nie, abym to ja była ich niewolnikiem. Jak to się przekłada na czas? Z pewnością nie rozpraszam się tak łatwo. O wiele bardziej efektywnie pracuję i kończę zadania o wiele szybciej niż wtedy, gdy mam przy sobie telefon. I jestem obecna w swoim życiu.

 

Mam nadzieję, że te wskazówki będą dla Was przydatne. Dla mnie są kluczowe i w tych najbardziej wymagających momentach staram się przypomnieć sobie o nich. O odsuwaniu od siebie dystraktorów, o mocy rytuałów, o sile organizacji, o planowaniu, które w moim przypadku jest kluczowe. Bez tego nie zrobiłabym nic. Z planowaniem mogę zrobić bardzo dużo 🙂

Jak to u Was wygląda? Co pomaga Wam w realizacji zadań i oszczędzaniu cennego czasu? Podzielcie się w komentarzach i dajcie koniecznie znać, co sądzicie o moich propozycjach 🙂

Dziękuję Ci za przeczytanie tego artykułu - spędziłam mnóstwo czasu, tworząc go dla Ciebie. Tym bardziej będzie mi miło, jeśli pozostawisz po sobie znak! Bez informacji od Ciebie, ten blog nie jest kompletny. Bądźmy zatem w kontakcie!

  • Nie zapomnij o pozostawieniu komentarza - Twoje wnioski, przemyślenia i uwagi są dla mnie na wagę złota. Czytam je wszystkie i na ich podstawie tworzę kolejne artykuły.
  • Podziel się linkiem do tego artykułu - jeśli to, co napisałam jest dla Ciebie pomocne, interesujące lub poruszające, daj znać o nim znajomych i prześlij go dalej.
  • Dołącz do mnie na instagramie - to tam znajdziesz drobiazgi z mojego codziennego życia, moje własne wzloty i upadki w walce o harmonię, a także mnóstwo zdjęć przedstawiających to, jak staram się realizować swoje pasje, a nawet jak buduję dom na wsi.
  • Dołącz do mnie na facebooku - oprócz wszelkich aktualnych informacji, znajdziesz tam linki do ciekawych akcji, promocji książkowych, artykułów z innych stron i inspirujących filmików.
  • Zapisz się do newslettera - znajdziesz tam mnóstwo inspiracji, tekstów i pomysłów, których nie znajdziesz na blogu.