planowanie (1)

Realizacja wszystkich zadań z listy. Niemożliwe. Zwykle pod koniec pracy lub dnia patrzysz na swoje ambitne cele i widzisz jedno: brak konsekwencji. Może dojdzie do tego brak kompetencji? Całe mnóstwo negatywnych myśli (Nic nigdy nie osiągnę, nie umiem zrobić prostych rzeczy, nie mam na nic czasu, nigdy nie mogę zdążyć..). Być może karmisz siebie wszystkim tym co przykre, co podkopuje Twoją wiarę w siebie? Może dbasz codziennie o to, aby mieć usprawiedliwienie na porażkę, brak progresu? O tak, te wszystkie listy zadań mogą być najmniej motywującą rzeczą w życiu człowieka.

Wyobraź sobie inny scenariusz. Koniec dnia. Przed Tobą chwila zastanowienia nad tym, jak ma wyglądać kolejny dzień. Chcesz coś zaplanować, wiesz, jak wiele rzeczy na Ciebie czeka. Czas goni, prawda? Dla pewności zaglądasz do swojej dzisiejszej listy zadań. Wszystko wygląda doskonale – skreśliłeś co najmniej 90% rzeczy do zrobienia. To był dobry dzień – byłeś produktywny, skupiony, skuteczny.

Możliwe? Jeśli wydaje Ci się, ze drugi scenariusz wcale nie jest opcją realną, chcę zachęcić Cię do małego eksperymentu. Pokażę Ci, w jaki sposób zaplanować swój dzień tak, aby nie nałożyć na siebie zbyt wielu zadań. Jak zaplanować dzień tak, aby czuć satysfakcję, wzrost motywacji i pewność swoich kompetencji? Co zrobić, aby nie planować za dużo?

Jak przestać planować ZA DUŻO?

Myślę, że tworzenie list zadań może wyglądać bardzo różnie. W zależności od tego, jak często robimy listy, na ile regularnie planujemy, czy dajemy sobie chwilę na refleksję, czy stawiamy priorytety, czy zapisujemy godziny czy nie, zapełniamy nasze notesy i aplikacje kolejnymi zadaniami. Oto kilka sposobów, które zwykle zauważam u moich klientów podczas kursów zarządzania czasem:

  • planowanie dnia w oparciu o kalendarz (zapisywanie w kalendarzu dokładnych godzin – czasem też minut – realizacji poszczególnych zadań, np. 10:00-10:15 nauka słówek)

Prosta droga do frustracji – tak mocno zaplanowany dzień niemal zawsze się po prostu “sypie”. Wystarczy niezapowiedziana wizyta, telefon, a nawet słabsza chwila, przedłużające się przygotowania obiadu czy dłuższe niż dotychczas – rujnuje się plan, zmniejsza motywacja i zwiększa przekonanie o swoim braku… kompetencji.

  • planowanie dnia w chwilach kryzysowych (przepełnione przerażeniem i paniką zapisywanie koniecznych do wykonania rzeczy, inaczej: gaszenie pożarów)

Klasyka. W chwili totalnego załamania, nadmiaru rzeczy do zrobienia, problemów (np. z niedotrzymywaniem obietnic), wpadamy w popłoch i natychmiast chcemy wprowadzić w życie jakąś strukturę. Najczęściej taka lista zawiera pilne i przerażające rzeczy do zrobienia, które są również czasochłonne, wymagające (np. emocjonalnie) lub nielubiane. Efekt jest oczywisty: zniechęcenie, działanie pod presją, często brak dokładności, brak motywacji.

  • planowanie na chybił trafił (kartka, długopis, kilka luźnych pomysłów na zadania)

Trudno uznać taką listę za pomocną. Owszem, lepszy rydz niż nic, ale… co mi realnie daje lista zadań, która nie zawiera konkretów? Skąd wiem, kiedy zadanie będzie wykonane? Czy będzie mi się chciało zajrzeć do listy? Czy po wykonaniu zadań uznam, że cokolwiek ważnego się stało? Czy może taka lista jest sposobem na stworzenie złudzenia działania (jestem taka zajęta?)

  • planowanie zbyt ambitne (milion rzeczy do zrobienia – albo w kontekście całego życia, albo w kontekście jednej sfery, np. pracy)

Lista, która z pozoru może być bardzo motywująca – tak wiele można zrobić. Niestety zbyt ambitny plan często podcina skrzydła i jest dowodem na to, że coś mi w życiu jednak nie wychodzi. No bo jak to:stworzyłam plan i nie jestem w stanie go zrealizować? Często ten sposób planowania zniechęca do wyznaczania zadań wiele osób.

Właśnie. Planowanie zbyt ambitne. Teoretycznie – pomysł na sukces. Stawiasz sobie wysoko poprzeczkę, pokazujesz jak wiele możesz osiągnąć, jeśli tylko trochę się postarasz.  W rezultacie przestajesz wierzyć w siebie, czujesz się zdemotywowany. Może walczysz z wiatrakami? Na szczęście problem nie tkwi w Tobie, a w tym, w jaki sposób Twoja ambitna lista powstała.

Jak przestać planować ZA DUŻO?

Jeśli Twoja codzienna lista zadań ma mieć jakikolwiek sens, ma budować Twoją samoocenę, zapewniać Ci sukcesy i realizację drobnych planów, zwróć uwagę na nieco inny sposób jej tworzenia. Zamiast ładowania listy milionem rzeczy do zrobienia, podejdź do sprawy strategicznie, zadziałaj jak Napoleon, czemu nie? Zadbaj o to, aby Twoja lista zadań spełniała swoją funkcję. Poniżej przedstawiam Ci kilka kroków, które w moim życiu zrobiły dużo dobrego.

Twoja lista zadań powinna nie tylko zawierać rzeczy do zrobienia. Musi być Twoim wsparciem w życiu. Dlatego nie zapomnij o realizacji kolejnych punktów przy okazji jej tworzenia.

1. Określ konieczne elementy dnia

Jeśli masz zamiar żyć normalnie, realizować swoje cele i jednocześnie funkcjonować jak człowiek a nie robot, zadbaj o tzw. konieczne elementy dnia. To te chwile, które musisz przeznaczyć na jedzenie, sen, chwilę odpoczynku, rozmowę z bliskimi itd. Te momenty zapewniają Ci balans i spokój ducha, uniemożliwiają Ci wkręcenie się w jakąś rolę (np. pracownika czy właściciela firmy). Sprawiają, że dbasz o siebie, jesteś zrelaksowany i regularnie dbasz o swoją energię. Konieczne elementy dnia to:

  • posiłki (śniadanie, II śniadanie, obiad, podwieczorek, kolacja) – każdy z nich jest ważny, musi odbywać się w regularnych godzinach.
  • chwile relaksu w czasie realizacji zadań (2 króciutkie przerwy na złapanie oddechu, zrobienie kilku przysiadów, rozmowę z kimś przez telefon) – to ładuje energię i nie pozwala na wypalenie.
  • sen (o jednej, stałej godzinie) – ilość snu nie może być za mała ani za duża. Warto zadbać o to, aby regularnie kłaść się do łóżka nawet jeśli zadania nie zostały skreślone z listy w 100%. Ktoś tu jest najważniejszy, prawda?
  • chwile bliskości (rozmowa, moment na przytulenie, czas dla rodziny, dla najbliższych) – nawet jeśli praca, zadania, obowiązki są dla Ciebie bardzo ważne, musisz myśleć o tym, dla kogo i po co je wykonujesz. Takie myślenie najczęściej zdarza się w czasie realnych spotkań z bliskimi. Zaaranżuj je – na przykład określając je jako konieczny element dnia.

Podczas planowania dnia zwróć uwagę na to, aby najpierw ustalić ze sobą konieczne elementy dnia. Możesz wykorzystać do tego arkusz (pobierz poniżej), kalendarz (bardzo polecam Sunrise!) lub zwykłą kartkę papieru. Zastanów się nad tym, w których godzinach nastąpi ten konieczny element dnia i zapisz to.

2. Ustal bloki czasowe

Bloki czasowe to magia. Dzięki nim w ostatnim czasie z powodzeniem zajmowałam się kilkoma różnymi projektami w tym samym momencie. Blok czasowy to chwila w ciągu dnia, która jest dedykowana jednej sferze naszych działań. Zamiast multitaskingu wybierasz skupienie. W danym bloku czasowym będziesz unikał dystraktorów (np. nie zajmujesz się łatwiejszym zadaniem, przyjemniejszym), ale walczysz o to, aby uporać się z zadaniami, które sobie postawiłeś. Dany blok czasowy ma określony cel. Zastanów się zatem dodatkowo jaki cel chcesz osiągnąć w danym bloku czasowym.

Blok czasowy:

  • nie powinien trwać dłużej niż 1,5 h
  • musi odpowiadać Twoim aktualnym potrzebom (jakie projekty na Ciebie czekają? co jest dla Ciebie ważne? Z czym musisz się zmierzyć?
  • musi mieć cel: czego oczekuję od siebie po upływie czasu?

3. Ustal listę zadań do każdego bloku czasowego

Teraz, kiedy widzisz czarno na białym, jak naprawdę wygląda Twój dzień (czyt. nie trwa w nieskończoność!) możesz zastanowić się nad tym, czym będziesz się rzeczywiście zajmować. Ustal zatem listę zadań w odniesieniu do każdego bloku czasowego. Zwróć uwagę na jedno: blok trwa nie dłużej niż 1,5h – co jesteś w stanie zrobić w tym czasie?

Oto kilka wskazówek:

  • przypomnij sobie cel bloku czasowego – co chcesz zobaczyć na jego końcu? Jakie będą efekty Twoich działań?
  • pomyśl o zadaniach priorytetowych – co warto zrobić najpierw, żeby zobaczyć efekty (dzisiaj lub długofalowo?)
  • zastanów się nad zadaniami – powinny brzmieć tak, abyś wiedział, że je zrealizowałeś (np. zamiast pouczyć się słówek nauczyć się 15 słówek) – zadania muszą być możliwe do wykonania w wyznaczonym przez Ciebie czasie – w razie wątpliwości wykorzystaj do ich tworzenia metodę SMART.
  • spójrz na listę zadań z bloku czasowego i zastanów się nad tym, czy nie przesadziłeś z ilością zadań.
  • pogratuluj sobie i zrealizuj następnego dnia swoją listę.

Listy rzeczy do zrobienia to bardzo przydatna rzecz – warto jednak tworzyć je tak, aby nie wpędzać się otchłań zniechęcenia. Nawet jeśli dzisiaj Twoje listy nie są doskonałe ani nawet dobre, nie martw się. Działaj, wykreślaj zadania, a potem zastanów się, dlaczego nie zrealizowałeś wszystkich zadań z listy.

Przyczyny mogą być różne.